En todos sistemas cuando se procesa información lo hacemos a través de un elemento tangible, por ejemplo un formulario, facturas, libros, resoluciones, código de barra, expedientes, etc. Cada organización tiene su propia característica de estructura, su cultura de trabajo y sus propias disposiciones que hacen posible su normal funcionamiento en los procesos administrativos contables.

El Sistema SIU PILAGÁ nos ofrece la posibilidad de configurar estos elementos tangibles de acuerdo a la estructura funcional de su establecimiento. Nos brinda además de adecuar los procesos manuales que pertenece cada etapas administrativas llevando a la adaptación en los procesos informáticos que han determinado con el objetivo de agilizar y flexibilizar la labor en la carga de la información y en la coordinación de todas los sectores en forma directa o indirectamente que interviene en la organización.

En ell SIU PILAGÁ a estos elementos tangibles se les denomina Tipo de Documentos, en el cual hay documentos predefinidos por el sistema para el funcionamiento interno del mismo, como lo es la rutina de Fondo Rotatorio, mientras otros documentos surgirán en la creación de acuerdo a la organización en el cual se vinculará a los circuitos correspondientes, en otras palabras podríamos decir que los nuevos comprobantes se asociarán a las operaciones o circuitos que ofrece el SIU PILAGÁ. Además nos permite diferenciar distintos tipos de rol como es Principal, Contenedor y Asociado, así también de llevar su numeración correlativa o no para cada uno de ellos, esto se define como Numerador de documento.

En conclusión, podemos apreciar que este sistema nos permite dar la flexibilidad de configurar de acuerdo a los procedimientos administrativos establecidos en cada organismo.

_ Pliego de Licitación: Si bien es un elemento principal e importante para el sector de contrataciones pero su contenido interno de información presupuestaria contable es mínimo.
_ Comprobante de Preventivo: Este documento contiene gran volumen de datos importante en el ámbito de presupuesto y por ende contable, por lo tanto es válido crear para asociarlo a los circuitos que tiene como ABM (actualización de alta, baja o modificación) de preventivos, cuya numeración es correlativa dará el sistema.
_ Resolución de Rector: Este elemento tangible es importante también, de acuerdo a la naturaleza de su contenido, etapa contable, será como documento principal o asociado. Si estamos cargando actualización de créditos que a través de esa resolución que aprueba entonces será como elemento rol principal en el momento de procesar la información. Pero si se trata de aprobar una orden de compra, en este caso será como rol asociado del mismo ya que lo importante para esta etapa de proceso será la orden de compra, o los comprobantes definidos en cada una de la etapa contable (preventivos, compromisos y devengados).
Ambos casos su numeración no es correlativa, será el usuario que va procesar el contenido del dato.
_ Factura: Es un comprobante válido que respalda la erogación de gastos está será como elemento asociado a nivel de comprobante, es decir que no tiene rol en la clasificación de los documentos y no tendrá numeración correlativa del sistema.

Ahora le indicaremos los pasos para dar de alta a un Tipo de documento en el sistema.

1. En el módulo Maestros encontraremos la opción Documentos
2. Dentro de esta opción el sistema nos ofrece distintas alternativas para acceder, en nuestro caso deberá seleccionar el renglón ABM – Tipos de documentos
3. El sistema mostrará los tipos de documento ya creados
4. Para agregar un nuevo tipo de documento deberemos presionar el botón Agregar, que se encuentra en la parte final de la pantalla en el margen inferior derecha
5. La próxima pantalla contiene la posibilidad de procesar los datos para añadir un nuevo tipo de documento para ser utilizado en el sistema.

Recomendaciones, en el campo Tipo tiene la posibilidad hasta cuatro (4) caracteres. Por lo tanto la abreviatura del mismo debe ser legible, pues esta variable es utilizada en el momento de la impresión u otro tipo de operación necesario para trabajar. En cuanto al campo de Descripción permite escribir el detalle de la documentación a crear.
El próximo campo Numerador nos encontraremos una lista de opciones para seleccionar, estas variables son creadas en la alternativas Numerador. La finalidad del mismo nos permite el sistema contar en forma creciente de acuerdo a la asociación de los tipos de documentos.
Con respecto al campo Requiere liquidación permitirá el sistema si o no genera la orden de pago correspondiente.

Finalmente en la opción Categoría debemos seleccionar el rol que cumplirá este documento nuevo, es decir Principal, contenedor, asociado.

NUMERADORES
Los numeradores son variables del sistema. La finalidad de la misma es llevar en forma creciente, o contar correlativamente, a los tipos de documentos que ha sido seleccionado, cada vez que emite un comprobante o en el momento de procesar los datos definitivos los valores va cambiando. También nos permite configurar si la numeración continua o no en cada apertura del ejercicio.

Finalmente, podríamos decir, para cada alta de tipo de documento y esto requiera que el sistema emite o lleve los números correlativos, entonces debemos crear una variable del numerador. Para luego asociar a ese documento nuevo.
Ahora demostraremos los pasos para dar de alta a un Tipo de documento en el sistema.

1. Desde el módulo maestro, a través de la alternativa Documento, encontraremos la opción ABM – Numeradores
2. La siguiente pantalla nos mostrará las distintas variables creadas y en la parte superior hacia la derecha encontramos el botón Agregar para crear una nueva variable
3. Posteriormente el sistema nos muestra los campos para comenzar a cargar los datos correspondientes:

En el campo "Numerador" nos permite definir una variable hasta cuatro (4) dígitos deberá ser legible. El segundo campo "Descripción" para cargar en forma obligatoria deberá escribir un detalle en forma resumida y clara, pues este contenido nos va a permitir asociar al tipo de documento que permitirá llevar en forma correlativa los números.
En el siguiente campo ("Número Inicial") el sistema le permite colocar a partir de que número comienza a incrementar y la variable consiste si en cada cambio de periodo comienza a numerar nuevamente o sigue la numeración sin importar el año del ejercicio.

ASOCIAR OPERACIONES A TIPOS DE DOCUMENTOS
Ahora bien, hemos creado o dado de alta a un tipo de documento, también hemos realizado la creación de un contador en forma correlativa. Queda entonces en que momento vamos a utilizar este documento, o mejor dicho en que operación del sistema deberá impactar o aparecer.
La modalidad que nos ofrece el SIU PILAGÁ nos permite de acuerdo a la organización interna asociar a las distintas operaciones o rutinas que en el mismo sistema se encuentra.
Es decir que las opciones que nos ofrecen la herramienta están preestablecidas las distintas operaciones o rutinas diseñadas que existen dentro sistema en todas las áreas. Por lo tanto no es configurable acorde al usuario o no le permite añadir una nueva operación.
A continuación vemos los pasos para asociar el tipo de documento a una operación determinada

1. Esta opción de trabajo lo encontramos a través del Módulo Maestro, en la alternativa Documento y seleccionamos Asociar Operaciones a Tipos de Documento
2. Veremos que la pantalla siguiente aparecen todos los tipos documentos que hemos trabajo en el capitulo anterior, resalto la importancia de la variable de 4 dígito que la misma muestra en la columna Abreviado
3. En este trabajo no existe el Botón Agregar, pues se trata de trabajar en forma de seleccionar con los datos existente en el sistema, por lo tanto debemos buscar el Tipo de Documento y luego presionar sobre el botón de la imagen de la lupa
4. Posteriormente debemos seleccionar el tipo de operación que este documento aparecerá en el sistema y que rol cumplirá el mismo

Entiéndase si el tipo de documento fue configurado como documento aparecerá en la solapa de Documento, si es el principal en cualquier tipo de operación en el sistema se visualizará en la parte de Documento Principal, mientras que la de Asociado será la que corresponde a la misma solapa pero en Documento Asociados.
Si el tipo de documento se trata de comprobante, está aparecerá en la solapa de comprobante de acuerdo a la operación que corresponde dará la posibilidad de incorporar los datos.
También podemos seleccionar más de una operación con distintos o igual.

Se utiliza para numerar automáticamente los documentos, comprobantes y contenedores. Para registrar el alta de un numerador debemos utilizar la opción “agregar” y completar los datos del numerador: numerador, descripción que son obligatorios, Numero inicial y si es anual o no.

Se utiliza para registrar los distintos tipos de documentos internos que avalan la gestión de un trámite, ya sean, documentos principales, asociados y contenedores.
En el caso de que los documentos, comprobantes o contenedores sean auto-numerados, deben previamente cargarse los numeradores sino hay que poner Ninguno en el campo numerador.

>> ASOCIAR OPERACIONES A TIPOS DE DOCUMENTOS

Se utiliza para vincular los documentos, comprobantes o contenedores a las distintas operaciones o módulos que posee el sistema. Esta asociación permite que los tipos de documentos, comprobantes
y contenedores puedan ser utilizados en las operaciones

>> 2- ELEMENTOS DE PARTIDA

   >UNIDAD PRINCIPAL

Permite realizar la carga manual de la Unidad Principal. Se ingresa un código que debe ser numérico de 3 dígitos se completa con ceros a la izquierda y una descripción de la unidad principal.

Permite realizar la carga manual de la Subunidad. Se selecciona la Unidad Principal de la cual depende y se ingresa un código que debe ser numérico de 3 dígitos se completa con ceros a la izquierda y una descripción de la Subunidad correspondiente.

   >ABM SUB-SUBUNIDAD

Se selecciona la Unidad Principal y la Subunidad de la cual depende y se ingresa un código que debe ser numérico de 3 dígitos se completa con ceros a la izquierda y una descripción de la Sub- Subunidad correspondiente.

       LISTADOS Y UNIDADES PRESUPUESTARIAS:

Muestra un listado de las Unidades Presupuestarias ingresadas, permite filtrar por unidad principal. Se puede exportar a Excel.

Se ingresa un código que debe ser numérico de 2 dígitos se completa con ceros a la izquierda y una descripción del programa.

Se selecciona el Programa del cual depende y se ingresa un código que debe ser numérico de 2 dígitos (se completa con ceros a la izquierda) y una descripción del Sub- Programa.

Se selecciona el Programa y el Sub-Programa del cual depende y se ingresa un código que debe ser numérico de 2 dígitos (se completa con ceros a la izquierda) y una descripción del Proyecto.

Se selecciona el Programa, Sub-Programa y Proyecto del cual depende y se ingresa un código que debe ser numérico de 2 dígitos (se completa con ceros a la izquierda) y una descripción de la Actividad.

Se selecciona el Programa, Sub-Programa, Proyecto y Actividad del cual depende y se ingresa un código que debe ser numérico de 2 dígitos (se completa con ceros a la izquierda) y una descripción de la Obra.

Aclaración: una obra va sin actividad
Para ingresar una obra en la red programática hay que prever que hay que ingresar una actividad
con código 00 – SIN ACTIVIDAD
2.2.6 Listados

       LISTADO RED PROGRAMÁTICA:

Muestra un listado de la Red Programática, permite filtrar por programa. Se puede exportar a Excel

Registrar un grupo presupuestario, en principio puede ser un grupo presupuestario general, que se aplique a todos los trámites del sistema.

Los conceptos de Ingreso se utilizan en el momento de cargar los devengados y cobros de ingresos por transferencia o ingresos corrientes. Pueden definirse si se desea que los cobros asociados al concepto generen crédito presupuestario automático. Si no se definen las partidas presupuestarias al momento de dar de alta un concepto, el ingreso cobrado quedara pendiente de ser distribuido.

Requisitos previos:
Ingresos por transferencia, haber registrado el grupo presupuestario.
Ingresos corrientes, haber registrado grupo presupuestario, ejercicio, Unidad presupuestaria y red programática.
La carga se puede realizar de forma manual o por migración.

Aquí se da el nombre al concepto de ingreso, una descripción y se define si va a ser un ingreso por transferencia o un ingreso corriente.

Hay que agregar la fuente para poder agregar el resto de los valores

Aquí se elige el rubro asociado al concepto de ingreso y el porcentaje del rubro a ingresar y
presionar el botón Agregar. Se podrían agregar varios rubros siempre que el porcentaje sume
100%.

Permite obtener un mapeo por Grupo y Jurisdicción.

Permite obtener un listado de conceptos de ingresos, se puede filtrar por Grupo, Fuente, Concepto, Rubro o Tipo de Concepto. Se puede exportar a Excel.

   >LISTADOS PARTIDAS DE DISTRIBUCIÓN DE CREDITO X CONCEPTO DE INGRESO

Permite obtener un Listado de la distribución del Crédito por Concepto de Ingreso, permite filtrar por concepto. Se puede exportar a Excel.

>> 3- TABLAS ANEXAS

Personas-Proveedores-Clientes Para realizar una carga inicial de personas, proveedores y clientes para probar el sistema conviene
realizar la migración desde el SIPEFCO, también puede realizarse en forma manual.

Permite realizar la carga manual de personas, para esto debemos cargar los siguientes datos que son obligatorios:
En la solapa Personas:
Persona: Física o jurídica
Razón social / Apellido y nombres: (40 caracteres disponibles)

En la Solapa Domicilio:
Rol: Domicilio Laboral, Domicilio Particular o Domicilio de Pago.
Localidad: selección

Seleccionar la localidad con la lupa.

Calle: (60 caracteres disponibles)
Numero: (20 caracteres disponibles)

Nota: luego de cargar el domicilio se debe "Agregar" (botón en la parte inferior derecha de la pantalla.

En la solapa Documentos
Tipo de Documento: selección
Numero: (20 caracteres disponibles)

Nota: una persona, para ser una persona debe tener por lo menos un domicilio y un documento
cargados.

Permite realizar la carga manual de Proveedores

Para poder dar de alta un proveedor, debemos tener previamente cargada la persona.

Filtrar la persona y si es necesario, agregar cada una de las condiciones frente a los impuestos que posee este proveedor.

Permite realizar la carga manual de clientes

Para dar de alta un cliente es necesario tener la persona cargada previamente en el sistema. En ese caso filtrar la persona y confirmar como cliente.

>>CONSULTAS Y LISTADOS

INSTRUCTIVO ALTA PROVEEDORES :

Para dar de alta un proveedor en el sistema, lo primero que se debe verificar es si este no fue dado de alta anteriormente. Para ello se puede generar un listado y buscarlo dentro del mismo o realizar una búsqueda en el sistema.

 Al realizar clic en la opción Listado de Proveedores, se visualizará la siguiente pantalla:

En esta se podrá filtrar todos los proveedores cargados o solo un rango, escribiendo lo que se quiere listar en el campo proveedor. Luego el sistema mostrara la siguiente pantalla.

El listado de pantalla se podrá llevar a Excel o bien se podrá imprimir.

Una vez verificado que el proveedor no existe en el sistema, primero se lo tiene que dar de alta como Persona para luego asignarle la categoría de proveedor; para ello se deberá ingresar al modulo Maestros – ABM Personas.

Y realizar clic en el botón AGREGAR, se despliega la pantalla siguiente:

Se deberán llenar los campos de cada una de las solapas (Personas, Domicilio, Documentos), los que están marcados con los *, son datos obligatorios que se deben cargar o sino el sistema no dejara realizar la actualización. Cabe aclarar que para que la persona ingresada pueda luego ser un proveedor tendrá que tener el tipo de documento CUIT, la carga del número de cuit se deberán ingresar los guiones 27-22654897-9 o de documento se deberán ingresar los puntos 1.568.789. Luego se debe asignar a esta persona ingresada la categoría de proveedor si es que corresponde, para ello hay que ingresar en el modulo Maestros – ABM Proveedores; aquí se podrán buscar lo/s proveedores existentes o agregar uno nuevo según la opción seleccionada, filtrar o agregar.

Al realizar clic en AGREGAR se despliega la pantalla a izquierda, en la cual hay que seleccionar el lápiz para poder cargar a la persona que será proveedor.

Una vez seleccionada esta opción el sistema muestra una pantalla para realizar la búsqueda de la persona.
Aquí en el campo Nombre se debe ingresar a la persona a buscar ya sea todo el Apellido o parte de el, o el documento con el que fue cargado.
Luego se debe hacer clic en filtrar, el resultado de esto será una pantalla como la que se muestra a continuación.

Aquí se muestra el resultado de la búsqueda anterior, con la lupa se seleccionada a la persona que se cargara como proveedor. Luego de esto hay que seguir cargando los datos del proveedor como ser las condiciones ante la AFIP e ingresos Brutos y los rubros que maneja el proveedor, para esto primero deben estar dados de alta los rubros, por Maestros ABM Rubros.

Desde esta pantalla se podrán filtrar todos los rubros cargados o dar de alta rubros nuevos según la opción seleccionada.

Permite obtener un listado de proveedores por rubro, para poder utilizar este listado previamente hay que ingresar rubros por ABM-Rubros y cuando se da de alta un proveedor asignarle un rubro determinado.

Permite obtener un listado de proveedores se puede filtrar por nombre y/o numero de documento, permite exportarse a un Excel.

.

Permite obtener un listado de clientes se puede filtrar por nombre y/o numero de documento, permite exportarse a un Excel.

Permite asociar al proveedor a un Rubro determinado, previamente hay que dar de alta un Rubro.

Cuando se termina de agregar las condiciones se confirma y queda dado de alta el proveedor.

Permite ingresar un tipo de persona.

Permite dar de alta una Dependencia.

Para dar de alta una dependencia debemos tener cargado previamente: Unidad Principal, Sub Unidad y Sub-subunidad. Las dependencias se crean para relacionarlas con los fondos rotatorios y una cuenta de tesorería o para darle permisos a un usuario determinado a que tenga acceso a una Dependencia en particular o solo a algún tipo de documentos. Los listados también tienen incluido el filtro para solo poder ver los datos que tengan acceso.

Permite dar de alta un ejercicio

Permite ingresar manualmente un concepto de gasto.

Permite dar de alta de forma manual un banco.

Para dar de alta un Banco es necesario tener previamente cargado el BANCO como un proveedor, filtrar y además definir un código y el nombre del Banco.

Permite dar de alta de forma manual una sucursal bancaria

Para dar de alta una sucursal debemos tener cargado previamente el Banco al cual pertenece la sucursal a cargar.

La sucursal debe tener un domicilio.

Permite dar de alta de forma manual las cuentas bancarias

Se debe tener cargado previamente en el sistema el banco y la sucursal y además, se deben cargar el número de cuenta, el nombre, moneda, tipo de cuenta, Clave bancaria única y titular de la cuenta. Luego confirmar.

Se debe tener cargado previamente en el sistema el banco y la sucursal y además, se deben cargar el número de cuenta, el nombre, moneda, tipo de cuenta, Clave bancaria única y titular de la cuenta. Luego confirmar.

Permite dar de alta de forma manual los tipos de cuentas de tesorería.

Para dar de alta una cuenta de tesorería se debe definir el nombre de dicha cuenta, elegir el tipo de la cuenta de tesorería (cuenta bancaria, virtual o cuenta de efectivo). Se debe tener previamente cargado en el sistema el Banco, la Sucursal y la Cuenta Bancaria. Seleccionar la cuenta contable y luego confirmar. Prestar especial atención a los items "Estado" (es obligatorio) y "Planifica Pago" ( si corresponde debe estar tildado/confirmado)

Permite dar de alta de forma manual los tipos de cuentas de bancarias.

Para dar de alta un tipo de cuenta bancaria, es necesario ingresar una descripción del tipo y chequear si admite o no cheques ese tipo de cuenta. Luego confirmar

Es indispensable configurarla antes de efectuar los pagos por tesorería.

Esta opción establece la cuenta pagadora por defecto en la tesorería

Permite configurar el directorio de salida para chequeras cuando se utiliza la modalidad de impresión de cheques.